화재상황보고는 소방대원이 현장에 도착한 이후 본부에 상황을 지속적으로 알리는 절차이다. 보고는 최초보고, 중간보고, 최종보고로 구분되며 최초보고는 도착 직후 현장의 규모와 인명 피해 여부 등을 알리는 시점이다. 중간보고는 화세의 변화, 인명 구조 및 연소 확대 여부 등 상황 변화가 있을 때마다 수시로 보고하는 것이 핵심이다. 중간보고는 원인 규명 여부와 상관없이 수시로 이루어져야 한다.
화재현황조사서에는 화재의 전 과정과 관련된 정보가 기록된다. 연소 확대 물과 발화 열원, 잔불 감시 인력 등 진압과 조사 관련 항목뿐 아니라 기상상황(온도, 습도 등)과 같은 환경 요인도 기록 대상이다. 기상상황은 화재 발생 및 확산에 영향을 미치므로 조사서에서 누락해서는 안 된다.
소방대의 연소상황조사는 진압 중의 기술적·전술적 기록으로서 특이 연소 현상, 주수 위치 및 효과, 사상자 발생 위치 등 진압 활동과 직결된 정보를 포함한다. 반면 소손면적, 동수, 이재 세대 수와 같은 피해 규모 통계는 진압 종료 후 집계되는 사후 행정 항목으로 연소상황조사 항목에 포함되지 않는다.
현장 보존을 위해 소방활동구역은 필요 최소 범위로 설정해야 한다. 과도하게 넓은 구역 설정은 증거 보존을 저해할 수 있으므로 원칙적으로 필수 최소 범위만을 설정한다. 또한 복원 작업에서 원래 물건이 소실되어 대용품을 사용할 경우에는 그 사실을 명확히 표시하여 증거의 혼동을 방지해야 한다.
화재피해의 소실정도는 일정 비율 기준으로 분류한다. 전소는 건물의 입체면적 또는 바닥면적이 70% 이상 소실된 경우로 인정하며, 반소는 50% 이상, 즉소는 30% 이상, 부분소는 30% 미만으로 구분한다. 화재조사의 일반적 순서는 현장 관찰로 시작해 관계자 질문, 발굴, 감정, 발화원인 판정으로 마무리된다.
관계자 식별은 피해 흔적이나 진압 활동 흔적 등 현장과 물리적으로 연결된 요소를 기준으로 판단한다. 옷이 타거나 젖어 있거나 물건을 반출하는 등 현장과 관련된 흔적이 있는 사람은 관계자로 분류할 가능성이 크고, 단순히 말쑥한 정장을 입고 구경만 하는 사람은 관계자일 가능성이 낮다. 조사에는 분야별 전문 인력이 투입되며 기계적 원인 분석에는 기계공학자와 같은 전문가도 포함될 수 있다.