화재조사에 사용되는 표준 서식은 화재현황조사서, 화재현장조사서, 화재유형별조사서, 질문기록서, 화재발생종합보고서, 화재현장출동보고서 등으로 구성된다는 점을 재료에서 제시한다. 이러한 서식은 화재의 발생 개요, 현장 상태, 원인 추론을 위한 기초자료를 체계적으로 기록하기 위한 문서라는 점을 설명한다.
화재건물 현황 항목은 건축물의 구조, 소방시설의 설치 여부, 위험물 보관상태, 보험 가입 현황 등과 같은 정적인 정보들을 기재하는 항목이라는 점을 재료에서 분명히 한다. 반대로 화재발생 후의 진행 상황이나 진압 경과와 같은 동적 내용은 별도의 상황기록이나 출동보고서에서 다루는 항목이라는 점을 구분해야 한다.
화재원인 검토에서는 발화요인을 전기적 요인, 기계적 요인, 인적 부주의 등 상위 범주로 분류한다는 점을 재료에서 밝힌다. 구체적 사례(예: 담뱃불)는 부주의의 하위 사례로 포함될 뿐 발화요인의 상위 분류 항목으로 독립시키지 않는다는 점을 유의해야 한다.
화재증명원과 같은 민원용 증명서는 피해 사실을 증명하기 위한 핵심 정보인 화재발생개요, 피해대상, 피해내역 등을 기재하는 문서라는 점을 재료에서 제시한다. 내부 활동 기록인 현장출동기록이나 수사기관의 범죄사실보고서·범죄사실확인서 등은 민원용 증명서 또는 소방 내부 조사서와는 구별되는 문서라는 점을 명확히 해야 한다.
조사서류 작성 시 관계자 진술은 화재 원인 규명의 중요한 자료이므로 조사서에 반드시 기재해야 한다는 점을 재료에서 반복하여 지적한다. 또한 출동보고서는 현장의 기본 상황과 장비 사용 현황 등을 기록하는 문서이며, 진압작전도나 상세도는 출동보고서의 필수 항목이 아니라고 재료에서 설명한다.